Warum sich die Frage gerade neu stellt
Die Faustregel war lange richtig. Software selbst bauen zu lassen war teuer, langsam und riskant, eine fertige Lizenz war in Tagen startklar. Wer rechnen konnte, hat gekauft.
Was sich verschoben hat, sind die Baukosten. Nicht die Wartung, nicht der Betrieb, sondern die Stunden bis zur ersten lauffähigen Version. Wir haben zuletzt eine Außendienst-App auf rund 100 Stunden geschätzt und dann 62 gebraucht. Das ist kein Ausreißer, das ist inzwischen der Normalfall bei allem, was klar umrissen ist.
Damit rutscht die Schwelle nach unten. Projekte, die vor drei Jahren eindeutig zu klein für eine Eigenentwicklung waren, sind es heute nicht mehr. Das heißt nicht, dass du alles selbst bauen solltest. Es heißt nur, dass die Rechnung neu aufgemacht gehört, statt sich auf eine Faustregel von 2019 zu verlassen.
Was eine Lizenz über fünf Jahre kostet
Der Listenpreis ist der kleinere Teil. Rechne mit vier Posten: der Einführung, der laufenden Lizenz, dem Anbinden an deine übrigen Systeme und dem, was du zahlst, wenn du wieder rauswillst.
Ein Beispiel aus einem Angebot, das uns letztes Jahr über den Tisch kam. Ein Ticketsystem, Einführung 35.000 bis 40.000 Euro, danach 20.000 Euro Lizenz pro Jahr. Über fünf Jahre sind das rund 135.000 Euro, bevor irgendjemand eine Schnittstelle gebaut hat.
Zwei Dinge daran werden regelmäßig unterschätzt. Erstens skaliert der Preis pro Nutzer mit deiner Belegschaft, nicht mit dem Nutzen, den das Tool stiftet. Wächst du, zahlst du mehr für exakt dasselbe. Zweitens hast du nach der Migration keine Verhandlungsmacht mehr. Wenn der Anbieter im dritten Jahr die Preise anhebt, sind deine Daten, deine Prozesse und die Gewohnheiten deiner Leute längst drin.
Was der Eigenbau kostet, ehrlich gerechnet
Hier wird gern schöngerechnet, deshalb die unbequemen Zahlen zuerst. Ein internes Werkzeug, das eine Lizenz ersetzen soll, liegt meist zwischen 150 und 400 Stunden für die erste produktive Version. Dazu kommt Hosting, das je nach Last im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat liegt.
Der Posten, an dem Eigenentwicklungen scheitern, ist die Wartung. Kalkuliere 15 bis 20 Prozent der Baukosten pro Jahr, für Sicherheitsupdates, Abhängigkeiten, kleine Anpassungen und die Fehler, die nun einmal dir gehören. Wer das weglässt, vergleicht einen einmaligen Preis mit einem laufenden und wundert sich später.
Dafür bekommst du drei Dinge, die eine Lizenz nicht liefert. Die Software macht genau das, was dein Prozess braucht, statt umgekehrt. Deine Daten liegen bei dir. Und die Kosten wachsen nicht mit, wenn dein Team wächst.
So rechnest du das in einer Stunde durch
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Fünf Jahre als Zeitraum festlegen
Kürzer rechnen bevorzugt systematisch die Lizenz, länger den Eigenbau. Fünf Jahre sind ein fairer Kompromiss und die übliche Lebensdauer eines internen Werkzeugs.
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Alle Lizenzposten zusammentragen
Einführung, Lizenz mal fünf, Schnittstellen, Schulung. Frag den Anbieter direkt nach der Preisentwicklung der letzten drei Jahre. Weicht er aus, weißt du auch etwas.
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Die Workarounds beziffern
Geh die Leute durch, die täglich mit dem Prozess arbeiten, und frag nach den Stunden für Handarbeit. Diese Zahl entscheidet den Vergleich häufiger als der Lizenzpreis.
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Den Eigenbau schätzen lassen
Nicht raten, sondern eine echte Schätzung einholen, mit Wartung als eigener Position. Ein Angebot ohne Wartungsposten ist unvollständig, egal von wem es kommt.
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Die weichen Faktoren danebenlegen
Wie schnell brauchst du es? Wie sehr hängt dein Geschäft daran? Was passiert, wenn der Anbieter den Dienst einstellt oder gekauft wird? Diese Fragen kippen die Entscheidung öfter als ein Unterschied von zehn Prozent im Preis.
Wann kaufen die richtige Antwort ist
Oft. Und das sagen wir, obwohl wir vom Bauen leben.
Kauf alles, was reguliert und standardisiert ist. Buchhaltung, Lohnabrechnung, Zeiterfassung nach Gesetz, Steuerkram. Da steckt Fachwissen drin, das laufend gepflegt werden muss, und du gewinnst nichts, wenn dein Prozess anders aussieht als der aller anderen. Dasselbe gilt für Dinge, die es seit zwanzig Jahren gut gibt, etwa Mail, Kalender oder Dateiablage.
Bauen lohnt sich dort, wo dein Prozess dein Unterschied ist. Wenn du dein Geschäft gerade dadurch anders machst als der Wettbewerb, dann zwingt dich Standardsoftware zurück in die Norm, für die sie gebaut wurde. Das ist teuer, es steht nur in keiner Rechnung.
Und es gibt einen dritten Fall, der gern übersehen wird: das Zwischending. Oft ist die Antwort nämlich nicht entweder oder, sondern eine Standardlösung zu behalten und nur das eine Stück selbst zu bauen, das wirklich nicht passt. Das ist die günstigste Variante, wenn nur ein Teil der Lizenz überdimensioniert ist, und in unseren Projekten läuft es häufiger darauf hinaus als auf einen kompletten Wechsel.
Häufige Fragen
Ab welchem Lizenzpreis lohnt sich Eigenbau überhaupt?
Eine harte Grenze gibt es nicht, aber ab etwa 15.000 Euro Lizenzkosten pro Jahr wird der Vergleich fast immer interessant. Darunter entscheidet meist, wie viel Handarbeit das Standardprodukt bei dir verursacht.
Was passiert, wenn unsere Agentur irgendwann nicht mehr da ist?
Deshalb gehören Quellcode, Dokumentation und Zugänge von Anfang an dir, nicht dem Dienstleister. Frag das vor Vertragsschluss ab. Wer dir den Code nicht überlassen will, baut dir ein zweites Lock-in, nur mit anderem Absender.
Wie schnell ist eine Eigenentwicklung produktiv?
Für ein klar umrissenes internes Werkzeug sind vier bis acht Wochen bis zur ersten produktiven Version realistisch. Große Plattformen brauchen länger. Wenn dir jemand zwei Wochen verspricht, frag nach, was dabei weggelassen wird.
Rechnet ihr KI-Stunden anders ab als menschliche?
Wir rechnen nach aufgewendeter Zeit ab, und die ist durch unseren KI-gestützten Workflow schlicht geringer. Du zahlst also nicht für ein Werkzeug, sondern für das Ergebnis, das damit schneller da ist.
Können wir klein anfangen?
Ja, und das ist meistens der bessere Weg. Bau zuerst das eine Stück, das am meisten weh tut, und lass die Lizenz so lange parallel laufen. Wenn sich der erste Teil trägt, entscheidest du über den Rest mit echten Zahlen statt mit einer Schätzung.
Dieser Beitrag gibt den Stand von Juni 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deinem konkreten Fall wende dich an eine Anwältin oder einen Anwalt.